Logiciel de gestion des achats : Kesako ?

Contexte : 

Face aux défis croissants du procurement dans les organisations, l’adoption d’un logiciel de gestion des achats performant est devenu une nécessité. Un logiciel de gestion des achats est une solution technologique qui automatise et rationalise l’ensemble des processus d’achats au sein de l’entreprise.

Il existe aujourd’hui différents outils pour accompagner la stratégie globale qu’est le procurement.

Choisir le bon logiciel de gestion des achats

Traditionnellement, les donnés liées aux fournisseurs et aux processus achats sont gérés dans l‘ERP (Enterprise Resource Planning) de l’entreprise. Mais avec l’évolution stratégique du rôle des achats, de nouvelles solutions ont été développées comme les logiciels de SCM (Supply Chain Management) ou encore de SRM (Supplier Relationship Management). Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de gestion des achats. Un logiciel de gestion des achats adapté aux enjeux de ces organisations doit offrir des fonctionnalités avancées telles que : 

• Une gestion avancée des fournisseurs :

La gestion avancée des fournisseurs repose sur l’utilisation d’une base de donnée centralisée qui regroupe toutes les informations essentielles concernant chaque fournisseur. Cette base de données comprend des informations détaillées telles que les coordonnées, les contacts ainsi que l’historique de la relation avec le fournisseur. Cette fonctionnalité doit aussi comprendre l’évaluation des fournisseurs par exemple via un système de scoring sur des indicateurs spécifiques (respect des délais de livraison, qualité des produits livrés, conformité aux normes,…) pour mesurer et analyser au fil du temps la performance du fournisseur.

• Un processus de sourcing :

Le processus de recherche et d’évaluation des fournisseurs est essentiel pour trouver et évaluer les fournisseurs potentiels de manière efficace. Grâce à la centralisation des données dans une interface intuitive et ergonomique, les entreprises peuvent chercher des fournisseurs en fonction de critères spécifiques comme le scoring attribué aux fournisseurs. Avec cette information, les entreprises peuvent facilement comparer les fournisseurs, identifier les partenaires les plus fiables et performants, et prendre des décisions éclairées pour optimiser leur chaîne d’approvisionnement.

• Un suivi des dépenses, gestion budgétaire et optimisation des coûts :

Le suivi des dépenses et la gestion budgétaire sont des éléments cruciaux pour assurer la santé financière de l’entreprise. En identifiant les postes de dépense les plus significatifs et les tendances de consommation, les entreprises peuvent détecter des opportunités d’économies et d’optimisation des coûts. Par exemple, la consolidation des achats auprès de fournisseurs privilégiés ou la négociation de meilleurs tarifs peut conduire à des réductions de coûts substantielles.

• Du reporting et des analytics approfondis :

Pour une prise de décision éclairée, accéder rapidement aux informations clés est primordial ! Pour cela les tableaux de bord personnalisables et les rapports en temps réel fournissent à l’entreprise des informations cruciales sur les tendances des dépenses, les performances des fournisseurs et d’autres statistiques importantes pour permettre de réagir rapidement aux changements de marché ou aux problèmes identifiés. Avec des analyses avancées, en intégrant notamment l’IA et la prévision de la demande, les entreprises vont pouvoir prendre des décisions plus stratégiques en identifiant les opportunités de croissance, en prévoyant les fluctuations du marché et en anticipant les besoins futurs.

Les avantages d’un logiciel de gestion des achats

En optant pour la bonne solution, vous pourrez ainsi bénéficier de plusieurs avantages significatifs !

► Efficacité opérationnelle : Automatisation des tâches manuelles, réduction des délais de traitement et amélioration de la productivité des équipes achat.

► Visibilité accrue : Obtention d’une vue globale et en temps réel sur les dépenses, les contrats et les performances des fournisseurs facilitant la prise de décision.

► Réduction des coûts : Identification des inefficiences, des doublons et des opportunités d’économies pour optimiser les dépenses d’achats.

► Gestion des risques : Suivi des performances des fournisseurs et évaluation des risques liés aux approvisionnements pour sécuriser la chaîne d’approvisionnement.

► Conformité et contrôle : Respect des politiques internes et des réglementations externes en matière d’achats avec une traçabilité renforcée.

Le procurement est donc bien plus qu’une simple fonction opérationnelle, il est un levier stratégique puissant qui peut impacter significativement la réussite et la pérennité de l’entreprise. A travers l’adoption d’un logiciel de gestion des achats performant et l’intégration de l’Intelligence Artificielle votre entreprise pourra alors transformer ses enjeux en opportunités.

Avec des solutions comme RENOVATIO, votre entreprise est bien équipée pour relever les défis actuels et futurs.

CE QUE DISENT LES CLIENTS DE NOTRE SOLUTION

 « Notre monde change et nous voulons changer avec lui, il ne s’agit pas de s’adapter mais d’anticiper, il ne s’agit pas de s’inscrire dans une démarche mais de la précéder en utilisant l’IA et le cloud comme support à l’excellence. La solution RENOVATIO de RMAN Sync s’inscrit totalement dans cet objectif »

Emmanuel Chéné, DG de Denis Matériaux.

« RENOVATIO va ainsi être en capacité de nous indiquer que pour tel magasin, nous allons devoir commander tant de camions de plaques de plâtres en fonction des besoins précis repérés à certains moments de l’année. Nous passons d’autre part énormément de temps sur la gestion des contrats auprès de nos fournisseurs et RENOVATIO devrait nous apporter un gain énorme en traitant cette partie où figurent de nombreuses redondances d’informations »

Jérôme Fantou, DSI Denis Matériaux.